Cara Sharing Database Microsoft Access

Saat ini pemakaian database MS-Access masih terbatas pada penggunaan aplikasi-aplikasi tunggal yang sederhana. Masih belum terpikirkan untuk manggunakannya sebagai database server.

Penggunan MS-Access yang cukup mudah dan sederhana, dibandingkan dengan VB yang lebih banyak membutuhkan penulisan perintah, menjadikannya sebagai pilihan untuk menangani data-data yang relatif kecil, walaupun tidak menutup kemungkinan untuk data yang lebih besar. Permasalahan akan timbul saat data-data yang disimpan ternyata dibutuhkan oleh orang lain. Transfer data secara manual, disamping tidak efisien, aktualitas datanya juga akan menimbulkan permasalahan tersendiri.
Database MS-Access bisa digunakan sebagai database server sehingga bersifat multiuser, tapi sebatas untuk menyimpan data saja atau sering disebut back-end database. Sedangkan obyek-obyek lain seperti form, query, module, macro, dan report disimpan di masing-masing komputer lokal yang disebut sebagai front-end database. Fasilitas ini memungkinkan database MS-Access digunakan oleh lebih dari satu orang pada saat yang sama. Keuntungan lainnya dari penggunaan fasilitas ini adalah meringankan beban jaringan dan server karena yang beredar di jaringan hanyalah datanya saja. Sedangkan proses query dilakukan di komputer lokal. Selain itu dapat menghindari kemungkinan berubahnya struktur tabel, karena database berada dikomputer yang lain.

Memecah Database MS-Access
Ada dua cara memecah database MS-Access menjadi back-end dan front-end database.
 
A. Import dan Link
1. Buat sebuah database baru.
2. Pilih Menu File-Get External Data-Import.
3. Pilih database yang akan di-split.
4. Pada tab Tables pilih Select All kemudian pilih OK.
Perhatikan tabel-tabel yang sudah di-import ke database baru yang akan menjadi back-end database anda.
5. Simpan database yang baru di folder server yang sudah di-share. Konfigurasikan untuk semua user agar memiliki otoritas full-aceess.
6. Buat sebuah database baru lagi.
7. Pilih Menu File-Get External Data-Link Tables.
8. Pilih back-end database yang telah dibuat pada langkah 1-5.
9. Pada tab Tables pilih Select All kemudian pilih OK.
Perhatikan tabel-tabel yang sudah di-Link ke database baru yang akan menjadi front-end database anda.
10. Pilih Menu File-Get External Data-Import.
11. Pilih database yang akan di-split kemudain pilih Import.
12. Pada tab Forms, pilih Select All. Ulangi langkah tersebut untuk tab-tab yang lain kecuali tab Tables karena tabel-tabel anda sudah terhubung, dan yang anda butuhkan hanyalah obyek-obyek yang lainnya.
13. Pilih OK.
Perhatikan pada front-end database anda, table-table yang sudah link dan obyek lainnya seperti form, query, dan lain-lain. Front-end database inilah yang didistribusikan kepada user yang lain.
 
B. Split
1. Buka database yang akan di-split.
2. Pilih Menu Tools-Database Utilities-Database Splitter.
3. Pilih Split Database.
4. Ketik nama back-end database yang akan dibuat. Pada umumnya akan sama dengan database yang di-split dan diakhiri dengan “-be”. kemudian pilih Split.
Proses akan dijalankan secara otomatis dan akan muncul pesan “Database successfully split”
5. Database yang di-split akan menjadi front-end database ditandai dengan nama-nama tabel yang bertanda panah disebelah kirinya dan akan muncul pesan bahwa struktur tabel tidak bisa kita ubah jika kita memilih toolbar Design.